Belgelendirme ve Belge Kullanım Sözleşmesi

GENEL KURALLAR 

1.0. Kapsam 

1.1. Bu kural ve koşullar, HÜBTUAM PBB tarafından belirlenir ve değiştirilir. 

1.2. Bu kurallar, HÜBTUAM PBB Yönetici Asistanı tarafından, belgelendirilmiş personele bir yazılı ya da sözlü görüşme ile veya internet ortamında duyuru şeklinde aktarımla herhangi bir değişiklik yapıldığına dair bilgilendirme yapılmadığı sürece geçerlidir. Değişiklik yapma/duyurma yetkisi sadece Yönetici Asistanı’na aittir. 

1.3. Bu kural ve koşullarda yapılacak değişikliklerin duyurulması ile belgelendirilmiş kişiler, HÜBTUAM PBB tarafından belirlenecek uygun zaman içinde değişiklik ile ilgili eksikliklerini tamamlayıp HÜBTUAM PBB’ye bilgi vermek zorundadırlar. 

2.0. Belgenin Kullanımı 

2.1. Belge, başvurusu yapılan ve onaylanan kapsam dışında kullanılamaz. Aksi tespit edilip yazılı uyarı yapıldığı halde bu ölçütlere uymayarak belge kullanmaya devam eden kişiler hakkında yasal işlem yapılır. 

2.2. Belge, MYK mülkiyetinde olup, belgelendirme prosedürlerine uyulduğu sürece ve belgenin geçerli olduğu süre içerisinde kişi belgeyi kullanım hakkına sahiptir. 

2.3. Belgelendirilmiş kişi belgesini hiçbir surette başkasına devredemez, kullandıramaz. 

2.4. Belge askı süresince belge geçici olarak geçersizdir. Askı sürecine ilişkin durum gerektiğinde www.hubtuampbb.hitit.edu.tr  web sayfasında ilan edilebilir. 

2.5. Belgenin haksız kullanımından doğan sorumluluk belgelendirilmiş kişiye aittir. Kişi belgesinin askıya alınması veya iptalinden sonra belgesini/logoyu kullanmayı ve ona atıfta bulunmayı durdurmakla yükümlüdür. 

2.6.  Kişi, belgelendirmede esas alınan standart ve koşulların gereğini uygulamakla yükümlüdür. 

2.7. Kişi, yapılacak denetimlerde denetim ekibinin isteyeceği ilgili bilgileri doğru ve zamanında bildirmekle yükümlüdür. Konu ile ilgili herhangi bir yalan beyanda bulunamaz veya buna olanak tanımaz. 

2.8. Belgesini, HÜBTUAM PBB’nin itibarına zarar verecek şekilde kullanamaz. 

2.9. Belge sahibi belge üzerinde herhangi bir değişiklik yapamaz. 

2.10. Belgenin üzerinde herhangi bir yırtılma, anlaşılmasını engelleyecek tahribat vb. olursa bu durumlarda belgenin kullanımına son verilmeli ve belgenin yenilenmesi için HÜBTUAM PBB’ye eski belge ile birlikte başvuruda bulunulmalıdır. 

2.11. Belgenin askıya alınması ya da iptali durumunda belge kullanımı son bulacaktır. Belge, belge sahibi tarafından on beş (15) gün içerisinde HÜBTUAM PBB’ye teslim edilmelidir. 

2.12. Belge sahibi, belgesini kaybetmesi durumunda, yayınlanmış kayıp ilanını bir dilekçe ile HÜBTUAM PBB’ye bildirmelidir. 

2.13. Belge, oranlar sabit kalmak şartıyla küçültülüp, büyültülebilir. Ancak belge üzerindeki ifadelerin net bir şekilde okunması sağlanmalıdır. Belge, belge sahibinin belgelendirme kapsamında yeterliliğini göstermek amacıyla çoğaltılabilir. 

2.14. Belge, belge sahibi tarafından ilgili alanda yeterliliğini göstermek amacıyla dergi, kitap vb yayınlar ve internet ortamında kullanılabilir. 

2.15. Belge üzerindeki LOGO hiçbir şekilde tek başına yeterliliği göstermek amacıyla kullanılamaz. Aynı şekilde belgenin herhangi bir bölümü ayrı olarak kullanılamaz, çoğaltılamaz, yayınlanamaz. 

3.0. Marka /Logo Kullanımı 

HÜBTUAM PBB’nin logo/markasını kullanan, belgelendirilmiş personel aşağıda belirtilen tüm kuralları kabul etmiş sayılır. 

3.1. Logo/marka belgelendirilen personelin veya çalıştıkları kuruluşun basılı ve elektronik ortamda reklam amaçlı yayınlarında, tanıtım broşürleri, ürün/hizmet üretim kataloğu üzerinde ve iş raporlarında kullanılabilir. 

3.2. Logo/marka sadece belge kapsamı içindeki faaliyet alanlarında kullanabilirler. 

3.3. Logo/markaların kullanıldığı tüm yerlerde, logo/markaların ürüne/hizmete ait olmadığı ürünün/hizmetin üretiminde çalışan personele ait olduğu (belge numarası ile birlikte) belirtilir. 

3.4. Logo/marka boyutları okunabilirliği bozulmamak şartıyla değiştirilebilir. 

3.5. Logo/marka basılı veya elektronik ortamda sayfanın alt veya üst kısmında kuruluşun logo/markasından daha fazla öne çıkmayacak şekilde kullanılabilir. 

3.6. Belgeli personelin belge süresinin sona ermesi, askıya alınması veya iptal edilmesi halinde belgelendirilen personel veya çalıştıkları kuruluş, logo/marka kullanımını durdurmalıdır. 

3.7. Belgeli personel veya çalıştıkları kuruluş, belgenin geçerliliği devam ettiği sürece bu prosedür hükümlerine uymakta yükümlüdürler. 

3.8. Belgeli personel veya çalıştıkları kuruluş, bu talimatla belirtilen koşulları yerine getirmediği takdirde, belgesi askıya alınır veya iptal edilir. 

4.0. HÜBTUAM PBB’nin Yükümlülükleri 

4.1. HÜBTUAM PBB aday/belgelendirilmiş personel ile ilgili tüm bilgi ve belgeleri prosedürleri gereği gizli tutmakla, Tarafsız Hizmet ve Gizlilik Beyanını tüm çalışanlarına, komite ve kurul üyelerine ve sözleşmeli personeline imzalatmakla yükümlüdür. 

4.2. HÜBTUAM PBB, Belgelendirme Prosedürlerinde değişiklik yapma hakkına sahiptir. Ancak değişiklikten önceki kazanılmış haklar geçerli olup değişikliklerin uygulanmasında dokümanlardaki yürürlük/revizyon tarihi esas alınır. Referans dokümanların güncel halleri web de yayınlanır. 

4.3. HÜBTUAM PBB’ye itiraz ya da şikâyet olması durumunda, PR.15 İtiraz ve Şikâyetlerin Değerlendirilmesi Prosedürü uygulanır. 

5.0. Sözleşmenin İptali ve Belgenin Askıya Alınması/İptali 

5.1. Belge geçerlilik süresince en az 1 kez gözetim yapılır. HÜBTUAM PBB, uygun bir zaman diliminde tarihini belge sahibine bildirmek kaydıyla gözetim periyodunda değişiklik yapabilir. Gözetim periyodlarının belirlenmesinde aşağıda yer alan teknik, idari ve hukuksal koşullar göz önünde bulundurulur; 

• Belgelendirme Programıyla ilgili teknolojik gelişmeler, Ulusal Yeterlilikler ve yönetmeliklerdeki değişiklikler, 

• Belgelendirme yetkisi olanların ve gerektiğinde ilgili uzmanların (öğretim üyeleri, MYK üyeleri, konu ile ilgili kuruluşlarda çalışan uzmanlar vb.) görüşleri, 

• Belgelendirme programı ile ilgili gelişmelerin sıklığı, 

• Yasal zorunluluklar 

5.2. Gözetim Yöntemi; HÜBTUAM PBB tarafından belgelendirilen kişi, belge kapsamı/konusu ile ilgili çalıştığının ispatı ile yükümlüdür. HÜBTUAM PBB tarafından belgelendirilen kişi her yıl, Ulusal Yeterlilikte belirtilen sürede iş bitirme belgesi veya çalıştığı kuruluştan aldığı başlıklı kâğıda, çalıştığı iş konusunun da belirtildiği bir yazıyı HÜBTUAM PBB’ye ulaştırır. 

5.3. Belge gözetim süresini dolduran ve istenen belgeleri HÜBTUAM PBB’ye sunmayan belge sahibinin belgesi, askıya alınır. Personel Belgelendirme Hizmetleri Sorumlusu, belgesi askıya alınan ve iptal edilen belge sahiplerine yazılı olarak durumu bildirir. Belgesi askıya alınanlardan, belgenin askıya alındığı süre boyunca, belge ile ilgili herhangi bir faaliyette bulunmamasını yazılı bildirim yapar. 

5.4. Belgesi askıya alınan veya iptal edilenlerin adı, soyadı, belge numarası, iptal/askı tarihi yer alacak şekilde ilgili taraflara duyurulmak üzere HÜBTUAM PBB’nin web sitesinden duyurusu yapılır. 

5.5. Belge sahibinin mesleğini icra edemediği süreçte belgenin askıya alınması ya da iptali gerekebilir. 

5.6. Belgelendirme programında yapılan değişikliklerin izlenmesi, programın Program Komitesi tarafından gözden geçirilmesi ve geçerli kılınması; MYK’nın Belgelendirme Programı ile ilgili bir değişiklik olması durumunda, belgelendirilmiş kişinin belgelendirme programında yapılan değişikliklere uyum sağlaması gerektiği belgelendirilmiş kişiye duyurulur. Sınav yapılması gerekip gerekmediği; gerekli ise yapılacak sınavın içeriği Program Komitesi tarafından belirlenir. Sınavın koşullarına ilişkin ayrıntılar ilgili Belgelendirme Şartnamesinde tanımlanır. 

5.7. Belgelendirme programında yapılan değişiklikler yürürlüğe girdiği tarihten itibaren, belgelendirilmiş personelin değişiklik koşullarını gözetim tarihine kadar sağlaması gerekmektedir. Değişiklikler gözetim tarihinden sonra yapılmış ise yeniden belgelendirme tarihine kadar değişiklik koşullarının sağlanması gerekir. Yasal zorunluluk durumunda ise bu süre kısaltılabilir. Değişiklik koşulları sağlanıncaya kadar belge sahibi, yeniden belgelendirme için yapılacak sınava alınmaz. 

6.0. Anlaşmazlıkların Çözümü 

6.1. Adaylar, bu sözleşmenin uygulanmasından kaynaklanan her türlü anlaşmazlığın çözümlenmesi için yargı yoluna gitmeden önce HÜBTUAM PBB’ye başvurmayı, gerektiğinde HÜBTUAM PBB’nin itiraz ve şikâyet süreçlerini tüketmeyi; bunlardan sonuç alamadıkları takdirde yargı yoluna gitmeyi ve yetkili mahkeme olarak Çorum mahkemelerini kabul ederler.