HÜBTUAM PBB Yönergesi

HİTİT ÜNİVERSİTESİ

 BİLİMSEL TEKNİK UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ PERSONEL BELGELENDİRME BİRİMİ (HÜBTUAM PBB) YÖNERGESİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç ve Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç ve Kapsam

MADDE 1- (1) Bu Yönerge, Hitit Üniversitesi Bilimsel Teknik Uygulama ve Araştırma Merkezi “Personel Belgelendirme Birimi”nin yapısına, örgütlenmesine, çalışmalarına, yetki ve sorumluluklarına ilişkin usul ve esasları düzenler.

Dayanak

MADDE 2- (1) Bu Yönerge 06/11/1981 tarihli 2547 sayılı “Yükseköğretim Kanunu”nun 7 nci maddesinin 1 inci fıkrasının (d) bendinin 2 nci alt bendine, 13 üncü ve 14 üncü maddelerine; 21/09/2006 tarihli ve 5544 sayılı “Mesleki Yeterlilik Kurumu Kanunu”nun 4 üncü ve 22 nci maddelerine; 15/10/2015 tarihli ve 29503 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan “Mesleki Yeterlilik Kurumu Sınav, Ölçme, Değerlendirme ve Belgelendirme Yönetmeliği”nin 3 ncü ve 12 nci maddelerine; “TS EN ISO/IEC 17024 Uygunluk Değerlendirmesi-Personel Belgelendirmesi Yapan Kuruluşlar için Genel Şartlar” standardına dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 3- (1) Bu Yönergede geçen;

a)   Belgelendirme Programı: Kişilerin belirli meslek veya beceri kategorilerine ilişkin yeterlilik koşullarını ve diğer koşulları düzenleyen programı,

b)  Belgelendirme Süreci:Başvuru, değerlendirme, belgelendirme kararı ve yeniden belgelendirme ile belgelerin ve logoların/markaların kullanımı dâhil olmak üzere belgelendirme koşullarının yerine getirilip getirilmediğini belirleyen tüm  faaliyetleri içeren süreci,

c)   Değerlendirici:Belgelendirmesi yapılan programlarda adayların sınav performanslarını değerlendiren yetkin kişi/kişileri,

d)  Gözetim:Belgelendirilmiş kişinin performansının, belgelendirme programına uygunluğunun devamlılığını güvence altına almak üzere belgelendirme dönemi içinde düzenli aralıklarla izlenmesini,

e)   HÜBTUAM:Hitit Üniversitesi Bilimsel Teknik Uygulama ve Araştırma Merkezini,

f)    HÜBTUAM PBB: Hitit Üniversitesi Bilimsel Teknik Uygulama ve Araştırma Merkezi Personel Belgelendirme Birimini,

g)   HÜBTUAM PBB Yöneticisi:Personel Belgelendirme Biriminin yönetiminden sorumlu olan ve belgenin geçerliliğinin sürdürülmesi, yenilenmesi, kapsamının değiştirilmesi, belgenin askıya alınması, iptal edilmesi ve gözetim kararını veren yetkin kişiyi,

h)  İç Doğrulama:Ulusal yeterliliklere uygun gerçekleştirilen ölçme ve değerlendirme süreçlerinin geçerli, güvenilir, uygulanabilir ve tutarlı olmasını; eşitliğin sağlanmasını hedefleyen, Mesleki Yeterlilik Kurumu tarafından yetkilendirilmiş belgelendirme kuruluşlarınca yürütülen kalite güvence sisteminin araçlarından birini,

i)     Karar Verici:İç doğrulama faaliyetlerini yürüten; belgenin verilmesi (belgelendirme kararı), kararını veren yetkin kişi/kişileri,

j)     Komite Üyeleri, HÜBTUAM PBB Yöneticisinin önerisi üzerine Rektör tarafından uzmanlık alanlarına göre seçilen en az 3 üyeli çalışma gruplarını,

k)   Program Yöneticisi:Belgelendirmesi yapılan programlarda yetkin kişi/kişileri,

l)     KYT: Kalite Yönetim Temsilcisini

m)     KYS: Kalite Yönetim Sistemini

 n)  Mesleki Yeterlilik Kurumu (MYK): 21/9/2006 tarihli ve 5544 sayılı “Mesleki Yeterlilik Kurumu Kanunu” ile oluşturulan Kurumu,

o)  Rektör: Hitit Üniversitesi Rektörünü,

p)  Senato: Hitit Üniversitesi Senatosunu,

q)  TS EN ISO/IEC 17024: Uluslararası Standardizasyon Teşkilatı tarafından kabul edilen “Uygunluk Değerlendirmesi‒Personel Belgelendirmesi Yapan Kuruluşlar için Genel Şartlar” standardını,

r)   Üniversite: Hitit Üniversitesini

s)   Yönetim Kurulu:  HÜBTUAM Yönetim Kurulunu

ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Birimin Amacı, Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Amacı

MADDE 4-(1) Ulusal yeterlilik, uluslararası meslek standartları ve belgelendirme programlarını esas alarak personel belgelendirme faaliyetlerini yürütmektir.

Görev, yetki ve sorumlulukları

MADDE 5- (1)

a)   Kuruluş amacı çerçevesinde bir KYS oluşturmak ve uygulamak,

b)   Belgelendirmesini yapacağı programlar kapsamında akredite olmaya, yetki almaya ve işbirliği yapmaya yönelik çalışmalar gerçekleştirmek,

c)   Belgelendirme kararı dışında, belgelendirmeyle ilgili uygun gördüğü işler için protokol kapsamında Üniversite içinde veya Üniversite dışında başka birimlerle işbirliği yapmak,

d)  Sınav takvimini ve sınav ücretlerini belirlemek,

e)   Adayların sınav başvurularını almaya ve değerlendirmeye yönelik usul ve esasları belirlemek,

f)    Belgelendirme süreciyle ilgili olarak; belgenin verilmesi, geçerliliğinin sürdürülmesi, yenilenmesi, kapsamının değiştirilmesi, askıya alınması, iptali ve gözetim gibi her türlü bireysel ve düzenleyici kararı almak.

g)   Belgelendirme süreciyle ilgili kararların alınmasına ilişkin görev, yetki ve sorumluluk HÜBTUAM PBB’ye ait olup başka bir kuruma devredilemez.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Birimin Yönetim Organları ve Görevleri

Yönetim organları

MADDE 6- (1) HÜBTUAM PBB yönetim organları; HÜBTUAM PBB Yöneticisi, Program Yöneticisi, Kalite Yönetim Temsilcisi, Karar Verici, Değerlendirici ve TS EN ISO/IEC 17024 standardına uygun olarak kurulan komitelerdir.

HÜBTUAM PBB Yöneticisi

MADDE 7- (1) TS EN ISO/IEC 17024 standardı eğitimi almış ve HÜBTUAM PBB faaliyet alanlarıyla ilgili olan Üniversite akademik personeli arasından Rektör tarafından görevlendirilir. görevde olmadığı durumlarda Kalite Yönetim Temsilcisi vekâlet eder. Vekâlet süresi 6 ayı aştığında yeni bir HÜBTUAM PBB Yöneticisi görevlendirilir.

Görev, yetki ve sorumlulukları

MADDE 8- (1)

a)        HÜBTUAM PBB’yi ulusal/uluslararası ölçekte temsil etmek, benzer faaliyetler gösteren kurum/kuruluşlarla iletişim kurmak, faaliyet alanları kapsamında yerel ve küresel ölçekteki gelişmeleri takip etmek,

b)  HÜBTUAM PBB’nin faaliyet alanlarına yönelik araştırmalar yapmak ve birimin gelişimine yönelik önerilerde bulunmak,

c)   HÜBTUAM PBB’nin tüm faaliyetlerinde görev alacak personeli Rektör’e önermek,

d)  HÜBTUAM PBB personelinin çalışma programını belirlemek, iş bölümünü sağlamak.

e)   Yönetim Kurulunu toplantıya davet etmek ve toplantının gündemini belirlemek,

f)    Yönetim Kurulunun aldığı kararları uygulamak,

g)   Belgenin geçerliliğinin sürdürülmesi, yenilenmesi ve kapsamının değiştirilmesi kararını vermek,

h)  Belgenin askıya alınması, iptal edilmesi ve gözetim kararını vermek,

i)     Belgelendirme sürecinde görev yapacak komite üyelerini belirleyip Rektör onayına sunmak.

j)     HÜBTUAM PBB personeline ait nitelikleri, görevleri, yetki ve sorumlulukları belirlemek,

k)   Gerekli durumlarda komiteleri toplantıya davet etmek ve alınan görüşleri değerlendirmek.

l)     Kalite Yönetim Sistemi’nde belirlenen diğer görev ve sorumlulukları yerine getirmek,

m)     Yıllık faaliyet raporunu hazırlamak, Karara bağlamak ve Rektöre sunmak.

n)       HÜBTUAM PBB adına yapılan tüm sözleşmeleri imzalamak,

Yönetim Kurulu

MADDE 9- (1) HÜBTUAM Yönetim Kurulu, Personel Belgelendirme Birimi Yönetim Kurulu olarak da görev yapar. Rektör Yönetim Kuruluna başkanlık eder. Yönetim Kurulu; Rektör, HÜBTUAM Müdürü, müdür yardımcıları HÜBTUAM PBB Yöneticisi ile birlikte 8 kişiden oluşur. (HÜBTUAM Yönetmeliği Madde 10) Rektör tarafından üç yıl için görevlendirilir. Görev süresi biten üyeler tekrar görevlendirilebilirler. Herhangi bir nedenle görevinden ayrılan veya Üniversite dışında altı aydan uzun süre görevlendirilen üyenin yerine, kalan süreyi tamamlamak üzere aynı usulle yeni üye görevlendirilir.

(2) Yönetim Kurulu, HÜBTUAM Müdürünün daveti üzerine en az 12 ayda bir kez olağan veya gerektiğinde olağanüstü olarak salt çoğunlukla toplanır ve kararlar oy birliği ile alınır. Oyların eşitliği halinde Yönetim Kurulu Başkanının oyu yönünde çoğunluk sağlanmış sayılır.

Görev, yetki ve sorumlulukları

Yönetim Kurulu

            MADDE 10- (1)

a)   Belgelendirme Program kapsamının genişletilmesi, daraltılması, askıya alınması ve iptal edilmesine yönelik kararları almak,

b)  Belgelendirmesi yapılan alanlarda; belgelendirme sürecinin tüm aşamalarında gerekli politikaları, koşulları, kuralları, usul ve esasları oluşturmak,

c)   Belgelendirme faaliyetlerinde danışmanlık hizmetlerinin alınmasına/verilmesine karar vermek,

d)  Bu Yönergede öngörülemeyen diğer kararları almak ve görevleri yerine getirmek.

Komiteler

MADDE 11- (1) Komiteler; TS EN ISO/IEC 17024 standardını ve MYK tarafından belirlenen kuralların gereğini yerine getirmek üzere, görev yapacakları alanda uzman kişiler arasından HÜBTUAM PBB Yöneticisinin önerisiyle Rektör tarafından görevlendirilir.

(2) Kendi görev alanlarına giren faaliyetlerde bağımsız olarak çalışır. Komitelerin görevleri Kalite Yönetim Sistemi kapsamında hazırlanan görev tanımları ile belirlenir.

Komiteler şunlardır:

a)   Tarafsızlık Komitesi:TS EN ISO/IEC 17024’e göre akredite olan; belgelendirme programları kapsamında gerçekleştirilen faaliyetlerin, alınan kararların, organizasyon yapısının ve mali süreçlerin tarafsızlığını denetler.

b)  Program Komiteleri:TS EN ISO/IEC 17024’e göre akredite olan; belgelendirme faaliyetlerinin belgelendirme programına uygunluğunu denetler.

c)   İtiraz ve Şikâyet Değerlendirme Komitesi: Belgelendirme sürecine yönelik itiraz ve şikâyetleri değerlendirerek görüş bildirir.

Kalite Yönetim Temsilcisi(KYT)

MADDE 12- (1) Rektör tarafından, HÜBTUAM PBB personeli arasından görevlendirılir. Kalite Yönetim Temsilcisi, HÜBTUAM PBB faaliyetlerinin TS EN ISO/IEC 17024 standardına uygunluğunu sağlar,

Program Yöneticisi

MADDE 13- (1) Belgelendirmesi yapılan programlarda yetkin kişiler arasından, Rektör tarafından görevlendirilir.

            Program Yöneticisinin görevleri şunlardır:

a)   Tüm Sınavları organize etmek,

b)   Sınavda kullanılması gerekli olacak araç, gereç ve malzemeleri temin etmek,

c)   Soru Bankasının oluşturulmasını sağlamak,

Karar verici

MADDE 14- (1) Belgelendirmesi yapılan programlarda değerlendirici ölçütlerine sahip kişiler arasından, Rektör tarafından görevlendirilir.

            Karar vericinin görevleri:

a)   Belgelendirme kararını vermek,

b)   İç doğrulama faaliyetlerini yürütmek,

c)   Değerlendiricilerin performanslarını ölçmek,

Değerlendirici

MADDE 15- (1) Belgelendirmesi yapılan programlarda değerlendirici ölçütlerine sahip kişiler arasından, Rektör tarafından görevlendirilir.

Gözetmen

MADDE 16- (1) Sınavlarda Değerlendiriciye yardım etmek üzere Rektör tarafından görevlendirilir.

Bilgi İşlem Görevlisi

MADDE 17- (1) Bilgi işlem altyapısını oluşturmak, yönetmek ve bakımını sağlamak üzere Rektör tarafından görevlendirilir.

Yönetici Asistanı

MADDE 18- (1) HÜBTUAM PBB’nin sekretaryasını yürütür. Rektör tarafından görevlendirilir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Çalışma İlkeleri

Bağımsızlık ve tarafsızlık

MADDE 19- (1) HÜBTUAM PBB; Personel belgelendirme ve sınav hizmetlerine yönelik tüm faaliyetlerinde bağımsızlık ve tarafsızlık ilkelerine uyar. Paydaşlarıyla ve ilgili taraflarla olan ilişkilerini, ayrıcalık oluşumuna izin vermeyecek şekilde düzenler.

(2)      HÜBTUAM PBB;Personel belgelendirmesi yaparken TS EN ISO/IEC 17024 standardı çerçevesinde akredite olduğu ve yetkilendirildiği alanlarda hiçbir eğitim-öğretim faaliyetinde bulunmamakla beraber ileride eğitim verilmesi durumunda Organizasyon Şemasında belirtildiği üzere Personel Belgelendirme Birimi faaliyetlerinin tarafsızlığını sağlayacak şekilde planlar,

(3)   HÜBTUAM PBB; Bir adayın eğitim ve öğretim faaliyetinde bulunan Değerlendirici veya Karar Vericilerin o adayın sınavında 2 yıldan önce görev almasına izin vermez.

Çıkar ilişkisini ve çıkar çatışmasını önleme

MADDE 20- (1) Belgelendirmeye ilişkin kararların alınmasına ve alınan kararlardan özel bir çıkar sağlama olasılığı ve riski bulunanlar katılamaz. HÜBTUAM PBB; Belgelendirme faaliyetinde bulunan tüm personelden, çıkar ilişkisini ve çıkar çatışmasını önlemeyi  garanti  edecek kişisel taahhütname alır.

(2)      HÜBTUAM PBB, istihdam ettiği kişileri belgelendiremez.

Açıklık ve saydamlık

MADDE 21- (1) HÜBTUAM PBB, her türlü faaliyetini açıklık ve saydamlık ilkelerine göre yürütür. Bu amaçla belgelendirme sisteminden yararlanmak isteyenleri ilgili mevzuat çerçevesinde bilgilendirir. , Belgelendirme süreç ve politikaları ile yayın ve bilgilendirme faaliyetlerinin adil bir şekilde uygulanmasını esas alır.

Gizlilik

MADDE 22- (1)HÜBTUAM PBB; faaliyetleri çerçevesinde elde ettiği kişisel bilgi, belge ve kayıtları gizli tutmakla yükümlüdür. Bu yükümlülük, HÜBTUAM PBB adına görev yapanların tamamını kapsar. Bilgiler; TS EN ISO/IEC 17024 standardı, MYK mevzuatı, belgelendirme programlarının sahipleri tarafından belirlenen usul ve esaslar ile hukuki dayanaklara uygun olarak 3 üncü taraflarla paylaşılabilir.

Güvenlik

MADDE 23- (1) HÜBTUAM PBB; belgelendirme süreci ve sınav hizmetleri süresince ortaya çıkan dokümanların, kayıtların ve bunlarla ilgili malzemelerin, TS EN ISO/IEC 17024 standardının ve MYK mevzuatının öngördüğü süreçte, güvenli bir ortamda korunması için güvenlik önlemleri alır.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Personel ihtiyacı

MADDE 24- (1) HÜBTUAM PBB’nin ihtiyacı olan personel, Rektör tarafından görevlendirilir.

Mali işler

MADDE 25- (1) HÜBTUAM PBB’nin sınav ve belgelendirme sürecine ilişkin mali işleri Hitit Üniversitesi Döner Sermaye İşletmesi ve İdari, Mali İşler Daire Başkanlığı tarafından yürütülür.

(2) Hitit Üniversitesi, HÜBTUAM PBB’nin gelir ve gider bilançosuna bakılmaksızın bütçesinin karşılanması ve devamlıllığının sağlanmasını güvence altına alır.

Hüküm bulunmayan hâller

MADDE 26- (1) Bu Yönergede hüküm bulunmayan hâllerde, HÜBTUAM PBB tarafından gerçekleştirilen faaliyet kapsamı ve dayanağına bağlı olarak; Yükseköğretim mevzuatı, TS EN ISO/IEC 17024 standardı, belgelendirme yetkisi veren kurum/kuruluşlar tarafından yürürlüğe konmuş ilgili düzenlemeler ve hükümleri uygulanır.

Yürürlük

MADDE 27- (1) Bu Yönerge, Hitit Üniversitesi Senatosu tarafından kabul edildiği tarihte yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 28- (1) Bu Yönergeyi Rektör yürütür.