Mobil Menü

İtiraz ve Şikayet Prosedürü

İtiraz ve Şikâyetlerin Değerlendirilmesi

İtiraz, Adaylardan/Belge sahiplerinden ve bunların faaliyetlerinden etkilenenler tarafından yapılabilir.

Şikâyet, HÜBTUAM PBB aldığı şikayetlerde sorumlu olduğu belgelendirme faaliyetleri ile ilgili olup olmadığını teyit eder. Eğer ilgili ise prosedürü başlatır. Şikayet, başvuru sahibi, adaylar ve belgelendirilmiş kişilerin yanı sıra, işverenler, hizmet alanlar veya ilgili kesimler tarafından yapılabilir.

                HÜBTUAM PBB’nin faaliyetleri ile ilgili itiraz veya şikâyet başvurusu portal üzerinden, ihtiyaç halinde FR.38 İTİRAZ VE ŞİKÂYET DEĞERLENDİRME FORMU’’ doldurulması suretiyle şahsen veya fax yoluyla yapılır. İtiraz ve şikâyetin  alındığı konusunda bilgilendirme, ilerleme raporları ve sonucu itiraz ve/veya şikayet sahibine e-posta ile bildirilir. HÜBTUAM PBB Yöneticisi itiraz ve şikâyetin değerlendirmesini, bulguları ve kanıtlarını incelereyerek ve daha önceki benzer itiraz ve şikayet sonuçlarını göz önüne alarak yapar.

         İtiraza konu olabilecek durumlar;

  • Başvuru şartlarına
  • Sorulara(Teorik, Mulakat ve Performans)
  • Sınavın değerlendirilmesine
  • Belgelendirme kararına
  • Gözetim veya yenileme İşlemine
  • Belge iptali, askıya alınması, kapsamının genişletilmesi veya daraltılması işlemleri

         Şikâyete konu olabilecek durumlar;

  • Personel  hakkında
  • Gizlilik ve güvenlik
  • Belgelendirilmiş kişi
  • Belge, Marka/Logo kullanımı

İtiraz ve Şikâyete ilişkin süreler aşağıda verilmiştir;

Sorulara itiraz: Sınav bitiminde.

Sınavlara ve/veya Sonuçlara itiraz: Sonuçların duyurulduğu tarihten itibaren 3 (üç) iş günü.

Belge Kararına itiraz: Kararın duyurulduğu tarihten itibaren 10 (on) iş günü.

Şikâyet: Şikâyet için süre sınırlaması yoktur.

                Belgelendirilmiş bir kişi hakkındakki her türlü şikayet: 15 gün içerisinde söz konusu kişiye tebliğ edilir. (e-posta ile bildirimler resmi yazı niteliği taşımaktadır. Aday Sözleşmesi 3.1.12).     

Bu sürelerin geçirilmesi durumunda yapılacak itirazlar kabul edilmez. Şikayet için süre sınırlaması yoktur.

İtiraz ve Şikâyetin Karara Bağlanması

           İtiraz ve Şikâyetin karara bağlanması HÜBTUAM PBB tarafından yapılır. Sorulara, sınavlara ve sonuçlara itiraz en az 15 iş günü içerisinde Karar Verici tarafından değerlendirilir. Belge kararına yapılan itiraz HÜBTUAM PBB Yöneticisi tarafından en az 30 iş  günü içerisinde değerlendirilir. Çözüm bulunamaması veya aynı kişiden tekrar gelmesi halinde  İtiraz ve Şikayet Değerlendirme Komitesi, konu ile ilgili bulguları ve kayıtları inceleyerek, en az 15(onbeş) iş günü içerisinde itiraz veya şikâyetle ilgili görüş sunar. Sunulan görüş doğrultusunda HÜBTUAM PBB Yöneticisi itiraz ve şikâyeti karara bağlar. İtiraz ve şikâyet sahibinin talebi haklı bulunursa, ilgili kişi veya kişilerin haklarını koruyacak düzenlemeler yapılır.  Gerekli durumlarda ‘’FR.14 DÜZELTICI VE ÖNLEYİCİ FAALİYET İSTEK FORMU’’ doldurularak DÖF başlatılır. İtiraz ve/veya şikayet sahibi itiraz ve/veya şikâyetin çözümlenememesi itilaf durumunda yasal mercilere başvurabilir.

Değerlendirilen itiraz ve şikâyetlerde, gerek görülmesi halinde adaydan savunma talep edilir. Belgenin hangi durumlarda askıya alınacağı veya iptal edileceği ‘’PR.12 BELGELENDİRME PROSEDÜRÜ’’ ile açıklanmıştır.

Yapılmış olanİtiraz ve  şikâyetlerin gözden geçirilmesi YGG toplantı gündemine alınır.

Gizlilik

HÜBTUAM PBB’ye ulaşan itiraz ve şikâyet başvuruları gizli olup, üçüncü taraflara bilgi verilmez.

Gerek görülmesi durumunda yalnızca HÜBTUAM PBB’yi akredite eden kurum tarafından görülmesine izin verilir. Yasal makamlara bilgi verilmesi söz konusu olduğunda ilgili kişiler haberdar edilir.

Prosedürde belirtilen tüm doküman ve kayıtlar prosedürüne göre muhafaza edilir.

İtiraz ve şikâyet değerlendirme prosedürü web sitesinde yayımlanarak

İtiraz ve şikâyete konu olan, soruna eylemleri ve kararları ile neden olmuş kişiler, söz konusu itiraz ve şikâyet ile ilgili kararların verilmesine katılamazlar.